Checklist para un evento

29-09-2016

Cuando organizas un evento hay mil cosas que preparar, por eso el primer consejo es: ORGANIZASE. Pon por escrito cuál es tu objetivo y tendrás mucho más claro los siguientes puntos.

Para ayudarte hemos preparado un checklist de las cosas que no pueden faltar en tu evento:

Invitados:

Parece obvio, pero es lo más importante… ¿Quién va a asistir a tu evento? ¿Medios de comunicación? ¿Comerciales? ¿Posibles clientes? Tienes que definir qué tipo de asistentes necesita tu evento.

Fecha:

La fecha no puede basarse sólo en tu disponibilidad, debes tener en cuenta cuándo es más probable que tus invitados puedan asistir. Te recomendamos que no sea un viernes antes de un puente ya que la gente huye de las ciudades. Otra cosa importante a tener en cuenta es la agenda, consulta cuándo hay actos importantes o eventos de la competencia y no hagas coincidir el tuyo con ellos.

Espacio:

Buscar un espacio acorde con las necesidades de tu evento no será una tarea fácil, pero puedes conseguirlo… ¡No desesperes! Puedes investigar eventos que te hayan gustado y averiguar dónde tuvieron lugar. Cada vez más venues se anuncian por Internet, consulta su galería de fotos, mapas… y haz una primera criba sin desplazarte hasta allí. Fíjate en el tamaño, la localización, los accesos, los aseos… Si quieres que tu evento sea en el exterior es muy importante que el espacio tenga plan B en caso de lluvia.

Invitaciones:

Si ya sabes el lugar, la fecha y el público al que te diriges… ¡Estás listo para mandar las invitaciones! Hazlas originales, sencillas y con todos los datos necesarios para asistir al evento.

Personal:

Para conseguir el personal que necesitas puedes buscarlo tú mismo o recurrir a una agencia de azafatas/os que te facilitará mucho la tarea.

Catering:

¿Qué le vas a ofrecer a tus invitados? ¿Una comida? ¿Algo de picar?  ¿Una copa? ¿Un candy bar? Pídele consejo al catering y que te haga un menú en base a tus necesidades y presupuesto. ¡Ellos son los expertos, seguro que aciertan!

Mobiliario:

¿Dónde se van a sentar tus invitados? Si el espacio está vacío y quieres personalizarlo necesitas muebles que podrás encontrar en Internet buscando empresas de alquiler de mobiliario y decoración para eventos.

Un detalle para tus invitados: 

A todos nos gusta llegar a casa con algún regalito y además será un recordatorio de tu evento. ¡Personalízalos con la temática de tu evento!

Por último, tiene que quedar constancia de tu evento, y para eso las Redes Sociales son tu mejor aliado. Conseguir que tus invitados cuenten cómo han disfrutado en tu evento (y por tanto hablen de tu marca en redes sociales) es un factor clave para darte a conocer. Para eso ocurra sigue los siguientes pasos:

  1. Crea un #hashtag
  2. Ponlo en carteles, que sea visible
  3. Anima a tus invitados empezarán a publicar sus fotos y a promocionar tu marca entre sus seguidores.
  4. Alquila un Fotomatón, tus invitados se llevarán su foto impresa a casa con sólo subirla a sus redes con el hashtag del evento.  Y… ¡Todos contentos!

 

 

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